Ondanks dat de wereld steeds meer digitaliseert en AI een flinke opmars doormaakt is een goede telefonische bereikbaarheid nog steeds van essentieel belang voor een bedrijf. Mensen houden nog steeds van menselijk contact. Ze vinden het prettig als ze snel ergens met hun vraag terecht kunnen. Lukt dit niet, dan zoeken ze vaak ook meteen verder, naar een bedrijf wat wél gemakkelijk te bereiken is…
Een gemiste oproep kan dus zomaar een mooie gemiste kans betekenen.
Maar soms lukt het eenvoudigweg niet om de telefoon zelf aan te nemen.
Dit kan komen door:
- Beperkte bereikbaarheid: tijdens pauzes, werkoverleggen, vakanties of piekperiodes is er niemand bereikbaar.
- Verlies van focus: medewerkers worden afgeleid van hun primaire taken door de telefoontjes die zij moeten beantwoorden.
- Tekort aan personeel: er zijn onvoldoende medewerkers beschikbaar om de telefoon aan te nemen.
- Hoge kosten: zelf de telefoon aannemen kan heel kostbaar zijn. Zeker als er speciaal een telefoniste wordt aangetrokken voor het beantwoorden van de telefoon en dat zijn er bijvoorbeeld maar 10 per dag.
- Taalbarrières: een beperkte taalvaardigheid kan leiden tot miscommunicatie met klanten.
De impact van gemiste oproepen:
- Verlies van potentiële klanten: klanten die niet direct contact met je kunnen opnemen, gaan misschien naar de concurrent.
- Ontevreden klanten: bestaande klanten kunnen gefrustreerd raken als ze lang moeten wachten tot ze worden geholpen of in de wacht worden gezet.
- Gederfde omzet: gemiste oproepen kunnen leiden tot minder omzet.
- Verslechterde reputatie: een slechte bereikbaarheid kan de reputatie van jouw bedrijf schaden.
De oplossing: telefonische ondersteuning:
Een professionele telefoonservice kan je helpen om gemiste oproepen te voorkomen en de telefonische bereikbaarheid van jouw bedrijf te optimaliseren.
De voordelen van een telefoonservice:
- Verhoogde bereikbaarheid: je klanten krijgen altijd iemand aan de lijn, ongeacht pauzes, ziekte, piekperiodes of vakantieperiodes.
- Verbeterde klantenservice: telefonistes zijn getraind om klantgericht te communiceren en jouw klanten de best mogelijke service te bieden.
- Tijdsbesparing: je bespaart kostbare tijd die je anders aan de telefoon zou spenderen, waardoor je je kunt focussen op jouw corebusiness.
- Professionele uitstraling: een telefoonservice draagt bij aan een professionele uitstraling van jouw bedrijf.
- Kostenbesparing: investeren in een telefoonservice kan op termijn kostenbesparend zijn, doordat je geen extra personeel hoeft aan te nemen voor de telefonische ondersteuning.
Welke diensten biedt een telefoonservice?
De diensten die een telefoonservice aanbiedt, kunnen variëren. Vaak kies je voor een basispakket met beantwoording van inkomende gesprekken, maar er zijn ook diverse uitbreidingen mogelijk, zoals:
- Voeren van uitgaande gesprekken: warme leads en/of offertes nabellen of afspraken inplannen.
- Klantenservice: vragen beantwoorden, klachten behandelen en orders verwerken.
- Helpdesk: vragen beantwoorden van jouw klanten.
- Secretariële werkzaamheden: agendabeheer, e-mails beantwoorden en verslaglegging.
De juiste telefoonservice kiezen:
Er zijn diverse aanbieders van telefoonservices, elk met hun eigen specialisatie en prijsstelling. Bij het kiezen van de juiste service is het belangrijk om te letten op:
- De diensten die je wenst: bepaal welke taken je wilt uitbesteden.
- De branche waarin je werkzaam bent: sommige aanbieders zijn gespecialiseerd in specifieke branches.
- De prijs: vergelijk offertes van verschillende aanbieders.
- De flexibiliteit: kies een service die past bij jouw behoeften, qua openingstijden en schaalbaarheid.
- De klanttevredenheid: lees recensies van andere klanten.
Een professionele telefoonservice kan jouw bedrijf op diverse manieren voordelen opleveren. Door jouw telefonische klantcontact uit te besteden, verbeter je de bereikbaarheid, klantenservice en efficiëntie van jouw bedrijf. Met de juiste keuze van een telefoonservice kun je je focussen op jouw corebusiness en jouw bedrijf naar een hoger niveau tillen.
Interesse in een telefoonservice?
Allround Support biedt een scala aan telefoonservices die perfect aansluiten op jouw behoeften. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.
