Een goede telefoonnotitie maken lijkt misschien niet zo belangrijk, maar het is een essentieel onderdeel van professionele communicatie. Of je nu een belangrijk bericht doorgeeft of een klantvraag vastlegt, een duidelijke en complete notitie kan het verschil maken tussen tevreden klanten en misverstanden. Bij Allround Support weten we als geen ander hoe belangrijk het is om informatie correct en efficiënt vast te leggen. In deze blog delen we praktische tips om een perfecte telefoonnotitie te maken.
Waarom een goede telefoonnotitie belangrijk is
Een telefoonnotitie is vaak het eerste contact tussen jou en een collega, manager of klant. Een incomplete of onduidelijke notitie kan leiden tot fouten, onnodige vertragingen of erger: ontevreden klanten. Een goede notitie zorgt ervoor dat de juiste informatie snel en helder wordt overgebracht.
De 6 elementen van een goede telefoonnotitie:
- Naam van de beller
Begin altijd met de naam van de persoon die belt. Vraag indien nodig naar de correcte spelling. Het lijkt misschien vanzelfsprekend, maar een verkeerd gespelde naam kan al snel een verkeerde indruk achterlaten of irritatie omdat de ontvanger de naam niet herkent of niet kan vinden in het CRM-systeem. - Bedrijf of organisatie
Noteer waar nodig ook de naam van het bedrijf of de organisatie namens wie de beller belt. Dit geeft bij de ontvanger van de telefoonnotitie direct context. - Datum en tijdstip van het gesprek
Vermeld wanneer het gesprek plaatsvond. Dit is vooral handig als je de notitie later moet terugvinden of als het gesprek wordt opgevolgd. - Contactgegevens
Schrijf altijd een telefoonnummer of e-mailadres op. Zo kan de ontvanger eenvoudig contact opnemen als er aanvullende vragen zijn of wanneer een reactie gewenst is. - Bericht of onderwerp
Vat het gesprek kort samen. Wat is de kern van het bericht? Vermeld concrete details, zoals afspraken, deadlines of specifieke verzoeken. Wees duidelijk en gebruik geen vakjargon dat de ontvanger mogelijk niet begrijpt. - Actiepunten
Noteer eventuele vervolgstappen of actiepunten. Bijvoorbeeld: “Graag terugbellen vóór 17.00 uur” of “Klant ontvangt graag binnen twee werkdagen een offerte”. Dit maakt de notitie praktisch en actiegericht.
Tips voor het maken van heldere notities
- Gebruik standaardformulieren of digitale tools
Een vaste structuur helpt om alle belangrijke informatie te verzamelen. Bij Allround Support werken we met efficiënte systemen die ervoor zorgen dat niets over het hoofd wordt gezien. - Wees kort maar krachtig
Houd je notitie beknopt, maar zorg dat alle relevante informatie wordt opgenomen. Vermijd lange zinnen of onnodige details. - Controleer op fouten
Lees je notitie snel door voordat je deze doorstuurt. Controleer of namen, nummers en details correct zijn. - Maak de notitie direct al tijdens het gesprek
Wacht niet te lang met het maken van de notitie. Hoe sneller je dit doet, hoe preciezer je informatie zal zijn.
Waarom Allround Support helpt bij perfecte notities
Onze professionele telefonistes zijn getraind om niet alleen vriendelijk en efficiënt gesprekken te voeren, maar ook om uitstekende notities te maken. Dit betekent dat jouw bedrijf altijd de juiste informatie ontvangt, zonder ruis of misverstanden.
Met Allround Support krijg je:
- Heldere en complete telefoonnotities, die klaar zijn voor opvolging.
- Een vaste structuur, zodat jij nooit belangrijke details mist.
- Professionele ondersteuning, zodat je je kunt focussen op je kernactiviteiten.
Investeer in goede communicatie
Of het nu gaat om een klein detail of een complexe boodschap, een goede telefoonnotitie maakt het verschil. Het draagt bij aan een professionele uitstraling en een soepele workflow. Benieuwd hoe wij jouw bedrijf kunnen ondersteunen? Neem contact met ons op en ontdek hoe Allround Support jouw telefonische communicatie naar een hoger niveau tilt.
Allround Support – Wij luisteren, noteren en handelen.
